Poradnik Flobota

• Rejestracja — e-mail + hasło. Konto możesz założyć z firmą lub bez firmy.
• Mam firmę (ZZP) — podajesz dane (nazwa, KvK, BTW, adres) i stajesz się głównym właścicielem. Jeden numer KvK = jedna firma (blokujemy duplikaty i sprawdzamy, czy KvK istnieje).
• Jestem księgowym — zakładasz konto bez firmy i trafiasz prosto do ekranu Biuro (Twoi klienci).
• Konto bez firmy możesz później rozbudować — dołączyć do firmy (zaproszenie) lub założyć własną.

• Powitanie i Twój Flobot ID (np. FB-XXXXXX) — podajesz go księgowemu, żeby Cię znalazł i zaprosił do współpracy.
• Skróty do najważniejszych akcji i podgląd bieżących zleceń i faktur.
• Jeśli ktoś prosi o dostęp do Twojej firmy — tu zatwierdzasz albo odrzucasz prośbę.

Centrum tworzenia. Dodajesz wpis tekstem (formularz) albo głosem (Nowy → Głos) — mówisz, a AI zamienia to na klienta, ofertę, fakturę lub notatkę.

• Lista klientów, dodawanie, edycja, historia.
• Dane klienta to jedno źródło — używane potem w ofertach, fakturach i trasach. Nie przepisujesz ich ręcznie.

Tablica zleceń z etapami: SPOTKANIE → OFERTA → FAKTURA → PŁATNOŚĆ → REALIZACJA.

• Przeciągasz zlecenie między etapami.
• Po opłaceniu faktury zlecenie samo przechodzi do PŁATNOŚĆ — dalej do REALIZACJA ruszasz ręcznie.

• Tworzysz ofertę z pozycjami z katalogu produktów/usług.
• Wersje — kilka wariantów jednej oferty.
• Zaakceptowaną ofertę zamieniasz na fakturę bez przepisywania.

• Wystawianie — numeracja, pozycje, stawki BTW, terminy.
• Wysyłka do klienta e-mailem z linkiem.
• Płatność online — klient płaci przez Mollie (iDEAL itd.), a status wraca do aplikacji automatycznie.
• Faktury cykliczne — powtarzalne rozliczenia (abonamenty, stałe usługi).
• Korekty (creditnota) — gdy trzeba poprawić wystawioną fakturę.

Miejsce na faktury zakupowe (FV) — to, co trafia do księgowego.

• Wgrywasz plik FV (zdjęcie lub PDF) — możesz wybrać kilka naraz. AI odczytuje dostawcę, numer, datę, kwoty netto/VAT/brutto i stawkę BTW.
• Dodawanie i sprawdzanie to dwa kroki: na Pulpicie wgrywasz zdjęcie/PDF + krótką notatkę (głosową lub pisemną — głos rozliczany przez AI). Sprawdzanie i poprawianie danych robi się osobno na liście Koszty (może to robić inna osoba), obok widać zdjęcie faktury.
• Czerwone „uzupełnij kwotę" = AI nie odczytało kwoty, trzeba ją wpisać ręcznie.
• Status „do sprawdzenia" → po weryfikacji zapisujesz i zatwierdzasz.
• Faktura może mieć wiele pozycji — każdą (opis, netto, BTW, księga) wpisujesz osobno; suma liczy się sama.
• Dostawcy i księgi: każda faktura ma sprzedawcę (zapisuje się w bazie), a AI przypisuje koszt do księgi (kategorii z opisem) albo proponuje nową. Księgi są opcjonalne — bez nich liczy się sama suma kosztów i BTW.
• Lista jest pogrupowana po księgach lub dostawcach (przełącznik), z sumą każdej grupy.
• Eksport dla księgowego — jedna paczka ZIP: pliki faktur (FV) pogrupowane po dostawcach + zestawienie CSV (z BTW-id, typem BTW i księgą).
• Odczyt AI pobiera drobną opłatę z salda € (patrz pkt 11). FV jest zawsze wymagana.

Katalog pozycji (nazwa, cena, stawka BTW) używany w ofertach i fakturach — jedno źródło, bez przepisywania.

• Kalendarz — terminy i wydarzenia.
• Zadania — lista rzeczy do zrobienia.
• Czas pracy — rejestrowanie godzin.
• Trasy — planowanie przejazdów + raport tras (np. do rozliczeń km).

• Funkcje AI (odczyt głosu, odczyt faktur kosztowych, podpowiedzi) zużywają saldo € firmy.
• Saldo i historię zużycia widzisz w Konto → Saldo €.
• Doładowania kupujesz online (Mollie). Doładowania i subskrypcję kupuje tylko właściciel.

• Konto → Subskrypcja — plan i płatności.
• Weryfikacja: zweryfikowana firma dostaje plan starter i dokumenty bez znaku wodnego. Do czasu weryfikacji trwa okres próbny, a faktury mają znak wodny.

• Eksport danych do formatów księgowych (UBL / XAF) oraz CSV.
• Wyślij do księgowego — przekazujesz komplet danych, jeśli nie korzystasz ze współpracy w aplikacji.

Konto → Zespół (dla właściciela).

• Role: Właściciel (wszystko), Pracownik (praca na danych, bez zarządzania firmą), Księgowy (dostęp zewnętrzny + eksport).
• Uprawnienia per osoba: używanie AI, wystawianie faktur, usuwanie danych, eksport.
• Dodawanie ludzi: link z zaproszeniem (do skopiowania/wysłania) albo utworzenie konta z hasłem tymczasowym.

Działa w obie strony.

• Firma → księgowy: w Konto → Zespół wybierasz księgowego z listy albo wpisujesz jego e-mail. Adresy innych księgowych nie są pokazywane — wybór z listy działa bez ujawniania e-maila.
• Księgowy → firma: w Biuro księgowy wpisuje Flobot ID firmy i prosi o dostęp; firma zatwierdza prośbę.

Ekran Biuro (księgowy):

• Lista obsługiwanych firm.
• Klikasz klienta → wchodzisz w jego aplikację; na górze świeci czerwony pasek „UWAGA: edytujesz dane klienta…", a przycisk „Wyjdź" wraca do Twojego konta.
• Współpracę może zakończyć każda ze stron (z powiadomieniem); potem można połączyć się ponownie.

• Profil — Twoje imię i e-mail.
• Firma — nazwa, KvK, BTW, adres, IBAN (zmiana KvK jest sprawdzana; nazwa wymagana).
• Wygląd — kolory/branding spięte z dokumentami i aplikacją.
• Szablony — szablony dokumentów.
• E-mail — ustawienia wysyłki wiadomości.
• Język — PL / RO / EN.
• Import — wczytanie danych z pliku CSV (np. przy przejściu z innego programu).
• Kosz — usunięte rekordy do przywrócenia.

Polecasz Flobota innej firmie — rozliczenie idzie po numerze KvK poleconego (anty-oszustwo). Za skuteczne polecenie obie strony dostają bonus.

Zgłoszenia — zgłaszasz uwagę tekstem lub głosem (czasem z drobnym bonusem €). Tu też prowadzisz rozmowę z obsługą.

Można wliczyć (koszt firmowy):

• Materiały, towary, narzędzia zużywalne (do ok. 450 € od razu w koszty; drożej → amortyzacja).
• Sprzęt firmowy powyżej 450 € — amortyzowany (laptop, maszyny, auto firmowe).
• Oprogramowanie, abonamenty, hosting, księgowość, usługi prawne.
• Reklama, marketing, strona www, wizytówki; składki branżowe, KvK, szkolenia, literatura fachowa.
• Ubezpieczenia firmowe (OC, ochrona prawna, inwentarz); koszty konta firmowego (bankkosten).
• Telefon/internet biznesowy (część firmowa).
• Podróże służbowe: transport publiczny 100%, nocleg, paliwo auta firmowego.
• Odzież robocza/ochronna (BHP albo z logo min. 70 cm²).

Nie wolno (to nie koszt firmy):

• Mandaty i kary (boetes) — nigdy.
• Składka AOV — odliczasz prywatnie w zeznaniu, nie jako koszt firmy.
• Zwykłe ubrania, wydatki prywatne, prywatna część wydatków mieszanych.
• Twoje „wynagrodzenie" (ZZP nie płaci sobie pensji).

Częściowo / z limitem:

• Jedzenie, reprezentacja: rocznie do wyboru — 80% kosztu ALBO tylko nadwyżka ponad 5.700 €. BTW od horeca nieodliczalne.
• Auto prywatne służbowo: 0,25 €/km (ryczałt — bez doliczania paliwa/parkingu).
• Koszty mieszane (telefon, internet, dom): dzielone wg udziału firmowy/prywatny.
• Prezenty dla klientów: BTW odliczalne tylko do 227 €/os./rok.

Liczby 2026:

• Kilometrówka: 0,25 €/km (było 0,23).
• KOR: zwolnienie z BTW do 20.000 € obrotu (EU-KOR do 100.000 € w UE).
• Zelfstandigenaftrek: 1.200 € (przy 1.225 godz./rok) + startersaftrek 2.123 €.
• MKB-winstvrijstelling: 12,7% zysku.
• BTW na noclegi (logies) rośnie z 9% na 21% od 1 stycznia 2026.

• Faktura ma znak wodny → firma nie jest jeszcze zweryfikowana (pkt 12).
• AI nie czyta / „za mało środków" → doładuj saldo € (pkt 11).
• Księgowy mnie nie widzi → podaj mu swój Flobot ID z pulpitu (pkt 2 i 15).
• Nie mogę kupić doładowania → robi to tylko właściciel (pkt 11).
• Dokument jest po niderlandzku → tak ma być, to wymóg obrotu w Holandii (interfejs możesz mieć po polsku).